Passer à la dématérialisation des factures apporte de nombreux avantages aux entreprises et aux consommateurs, bien qu’elle soit un peu complexe à mettre en place.
Une fois la facture papier délaissée, on peut se demander comment il faut faire pour bien gérer ses factures électroniques. Pour ce faire, il faut prendre en compte quelques paramètres.
Découvrez sur Gestav, tout ce qu’il faut savoir pour gérer au mieux la facturation de votre entreprise.
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Gérer ses factures électroniques étape par étape
Pour être en accord avec la législation concernant la numérisation des factures et rester dans la légalité lors de la gestion de ses factures électroniques, quelques règles sont à respecter.
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Respecter le format original de la facture
Pour gérer ses factures électroniques client ou fournisseur, il faut que le format numérisé soit identique au format d’origine.
Avant les nouvelles modalités de dématérialisation des factures, les entreprises avaient l’obligation de conserver et de stocker leur facturation dans leur format original.
Actuellement, ces dernières peuvent conserver leurs factures numériquement même si elles proviennent au départ d’une facture papier, tant que celle-ci respecte le même format.
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Respecter le délai de conservation des factures électroniques
Bien que le passage à la facturation électronique offre de nombreux atouts et intérêts pour une entreprise (gain de temps et d’argent), il faut respecter les normes de conservation et de sécurisation.
Pour gérer ses factures électroniques dans le respect de la législation, il faut conserver ses dernières sur une décennie environ.
Selon le Code des impôts, les factures électroniques ou papier ainsi que les registres, les livres et tout autre document qui permet de contrôler la comptabilité doivent être conservés pendant une durée de 6 ans.
Le Code du commerce quant à lui, indique que les documents comptables doivent être sauvegardés pendant 10 ans.
Il faut donc conserver les factures électroniques pendant une décennie.
Si l’entreprise ne respecte pas ce délai de conservation des factures électroniques, elle risque des sanctions comme une amende de 10 000 euros. Cette somme s’applique en cas d’absence ou de destruction des factures demandées.
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Sécurisation et piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable permet de vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Ces informations doivent pouvoir être contrôlées à tout moment et sont relatives aux mentions obligatoires et non obligatoires des factures émises et reçues.
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Enregistrement de la facture numérique
L’enregistrement des factures digitales est aussi un critère à prendre en compte pour gérer correctement ses factures électroniques.
En effet, le système de stockage informatique de la facture numérique doit être lisible et permettre de visualiser la date d’origine de celle-ci ainsi que la date d’intégration du document numérique.
Concernant l’archivage de l’enregistrement des factures électroniques, il doit être fait par le biais d’une signature électronique.
Utiliser un logiciel de gestion de stockage des factures dématérialisées alimente automatiquement la base de conservation, de ce fait, cela permet de conserver ses factures électroniques facilement et dans les règles.
