25 000 euros, c’est ce que peut coûter le papier chaque année dans une grande entreprise. Ce consommable revient cher. En outre, s’approvisionner en papier de manière intensive a une incidence manifeste sur la déforestation. Beaucoup d’entreprises, en réponse à ces faits, souhaitent mener des actions visant le zéro papier. Comment faire ?
Comment initier le zéro papier dans sa structure ?
Un freelance qui travaille chez lui n’a sans doute pas la même consommation de papier qu’une structure qui emploie des milliers de salariés. Pour autant le zéro papier est à souhaiter partout et demande une véritable réflexion, pour réaliser des économies et agir pour la planète.
De nombreuses entreprises revoient leur mode de fonctionnement pour devenir plus vertes et c’est tout à leur honneur.
Pour y arriver, il est important de faire un véritable bilan de sa consommation papier, ce qui peut être facile, notamment en retrouvant les factures (numérisées ; il faut l’espérer) des commandes papier et de consommables connexes. Car on a tendance à oublier que pour imprimer des feuilles sur une imprimante, il faut de l’encre, parfois plusieurs et de couleur. Que cela suppose donc un coût annexe tout comme peut l’être le service de maintenance et de réparation du ou des appareils.
Tenter de limiter au maximum ses impressions papier est une première étape qui peut être complétée par le fait de changer de fournisseur pour utiliser du papier recyclé quand cela est nécessaire. Mais il faut voir ensuite plus loin.
Demander de l’aide pour réduire sa consommation de papier et numériser ses documents pros
Quand on vise le zéro papier, on a tendance à voir le présent et le futur. Cela est assez représentatif d’une entreprise qui veut continuer à gagner en compétitivité. Mais sans doute faut-il s’attarder sur le passé et regarder ce qui se trouve dans la salle des archives. Que faire de tous ces documents ?
Il est évident qu’ils participent à la vie de la structure, d’autant que certains d’entre eux doivent être conservés pendant une décennie, d’autres à vie, tandis que certains sont à supprimer au bout de deux ans.
Qui prend le temps d’en faire un tri régulier, raison pour laquelle ils s’amoncèlent, prenant de la place et la poussière, alors qu’il faut parfois, retrouver une information inscrite sur l’un d’entre eux…
Numériser ses archives est l’étape suivante à ne pas négliger pour viser le zéro papier. Car au-delà des économies et de l’acte nécessaire pour l’environnement, trouver une information en quelques secondes, via une GED efficace permet de croire ; et c’est prouvé ; en une productivité accrue, un travail de meilleure qualité.
Impossible, le plus souvent ; à moins d’avoir un salarié ayant un diplôme en archivage, ce qui est assez rare ; de faire cela en interne, sans s’exposer à un risque d’erreur et ses conséquences associées (dont des amendes pour non-présentation de documents, lors d’un conflit ou d’un contrôle fiscal).
Heureusement, des sociétés spécialisées aident les structures à mettre en place la digitalisation de leur entreprise en passant par la numérisation des documents, dans un premier temps, avec une foule de services connexes à connaitre et dont il faut saisir toutes les opportunités.
