La Gestion Electronique des Documents ou GED va bientôt faire partie du lexique commun des entreprises. En effet, des textes législatifs somment les entreprises ; quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité ; de procéder à la dématérialisation de tous leurs documents. Mais comment le faire dans les meilleures conditions ?
Quels sont les problèmes rencontrés lors de la mise en place de la GED (Gestion Electronique des Documents) ?
Dans un premier temps, les entreprises sont confrontées à deux difficultés : Il faut dédier du personnel pour effectuer cette tâche qui peut s’avérer fastidieuse si l’entreprise possède de nombreux documents à numériser. L’archivage doit se faire de façon extrêmement rigoureuse et méticuleuse.
En plus, il faut pouvoir avoir le matériel adéquat pour effectuer ce travail dans les meilleures conditions. Mieux vaut, dans ce cadre, demander une aide extérieure.
En effet, des entreprises se spécialisent dans la numérisation, l’archivage, le récolement des documents professionnels (source : Reisswolf). Elles proposent des solutions claires pour chaque entreprise ; quelle que soit sa demande. Autre plus, elles peuvent également conserver dans d’excellentes conditions (niveau d’humidité, luminosité…) les archives papiers, pour les entreprises qui souhaitent les conserver en doublon, tout en libérant de la place utile dans leurs locaux.
Numériser les documents est une première étape. Cela peut représenter des milliers de pages. Comment trouver, ensuite, dans ce flot de documents, un contenu bien spécifique ? C’est en cela que réside toute l’utilité de la LAD (Lecture Automatique des Documents) et une de ses activités connexes, la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents).
En quoi la RAD peut aider les entreprises dans la GED ?
Lire le contenu des documents. C’était avant, l’apanage des êtres humains. On imagine le temps qu’il faudrait consacrer pour lister toutes les informations contenues dans un seul document et le multiplier par le nombre de documents numérisés…
Maintenant, une technologie de lecture automatisée, permet de déceler le contenu d’un document pour un archivage plus efficace. En effet, des codes-barres, des encadrés spécifiques à des documents d’embauche par exemple, permettent de pouvoir rechercher rapidement une archive en particulier. Il est alors possible de classer par type de documents, facilement.
Les factures ne seront jamais mélangées aux commandes, ni aux contrats de travail. Un gain de temps considérable, surtout si l’entreprise est établie et pérenne depuis de nombreuses années. Les documents relatifs à l’embauche sont à conserver pendant de très nombreuses années. Certaines entreprises ont ainsi des milliers de documents, au fil des années.
Pouvoir retrouver des archives bien spéciales, en un clic, permet de conserver une productivité optimale. Le personnel peut se consacrer à son cœur de métier, l’entreprise demeure maîtresse de ses documents internes. Mieux, la RAD permettra d’accélérer le récolement des archives ; soit le tri entre les archives qui n’ont plus besoin d’être conservées et les autres.
GED, LAD, RAD. Derrière ces lettres, des solutions pour une entreprise plus efficace, libérée du poids des archives papier pour se tourner vers la numérisation. La technologie offre ici ce qu’elle a de meilleur pour les professionnels.
